ШОУ-студия прямых эфиров «iВолга SHOW»

Более 2500 участников единовременно — с таким масштабом прошел молодежный форум ПФО iВолга-2022.

Всего за пару дней, там где раньше были только трава и деревья, вырос огромный палаточный городок со всеми необходимыми коммуникациями. Освещение события происходило в режиме онлайн во всех социальных сетях.

Главной задачей информационной службы форума было создание альтернативного, живого канала взаимодействия со зрителем, помимо используемых классических инструментов продвижения в социальных сетях. В итоге решением стало создание настоящего онлайн-шоу, ТВ-студии прямых эфиров, где в уютной атмосфере гости, участники и эксперты iВолги могли поделиться своими впечатлениями, секретами и эмоциями в ярких интервью с интерактивами. Таким был наш кейс, который мы с вдохновением реализовали!

В рамках данного проекта необходимо было разработать концепцию вещания и создания контента, который был бы интересен публике и при этом прост в технической реализации в полевых условиях Форума. Нам нужно было сделать все, чтобы донести до онлайн-зрителя атмосферу, царящую на iВолга-2022, такой, какая она есть, и реализовать это максимально живо, эмоционально, просто!

Как мы это сделали?

В команде мы объединили сотрудников по двум направлениям: креативное и техническое.

Вся команда по итогу — это больше 30 человек.

В креативной команде работали:
- 3 ведущих (выходивших на эфиры посменно)
- 2 корреспондента
- 2 оператора на поляне форума
- 2 режиссера монтажа репортажных выпусков
-диджей трансляции
- 3 ассистента трансляции
- выпускающий редактор
- художник-постановщик
- 3 декоратора
- 3 специалиста пресс-центра форума, оказывающие поддержку в работе с контентом и гостями

В техническую команду вошли:
- технический продюсер
- 3 оператора трансляции
- 2 технических специалиста
- режиссер трансляции
- звукорежиссер
Генеральный продюсер ТВ-студии аккумулировал работу всех блоков.

№1: Создание и организация ТВ-студии с нуля

Решение: там, где должна была появиться студия, не было ничего. Мы пришли в поле и построили среди травы, воды и деревьев большой красивый шатер площадью 100 кв. м, вместе с организаторами форума подвели к нему все необходимые коммуникации. Шатер по форме и функционалу тоже подбирали с нуля, планируя наполнение студии, зонируя пространство внутри и учитывая расположение на карте форума так, чтобы эфирам не мешал звук со сцен и всем было удобно.

№1: Создание и организация ТВ-студии с нуля

Решение: там, где должна была появиться студия, не было ничего. Мы пришли в поле и построили среди травы, воды и деревьев большой красивый шатер площадью 100 кв. м, вместе с организаторами форума подвели к нему все необходимые коммуникации. Шатер по форме и функционалу тоже подбирали с нуля, планируя наполнение студии, зонируя пространство внутри и учитывая расположение на карте форума так, чтобы эфирам не мешал звук со сцен и всем было удобно.

№2: Многоуровневая коммуникация с заказчиком

Решение: мы выступали подрядчиком конкретного звена и в то же время взаимодействовали со многими службами форума. Десятки самых разных звеньев — это долгие и сложные согласования и нужно было учесть разные интересы. За оформление Форума отвечали одни люди, за работу с гостями другие, за VIP-гостей третьи и так далее. Например, нарисованный нами макет студии должен был согласовать дизайнер N из отдела дизайна, расположение логотипов партнеров — отдел по работе с партнерами. А если приглашенный гость вдруг не хотел сидеть под определенным логотипом, в дело вступал отдел по работе с клиентами. Поэтому мы заранее, до выходов в эфир сделали серию совещаний со всеми подготовительными службами, провели большую предварительную работу и смогли построить структуру взаимодействия, чтобы все согласования занимали минимум времени. Чтобы 500 человек не задавали вопросы 50 человек одновременно, а работали четко по структуре.

№3: Удаленность площадки от города

Решение: нам предстояло работать 10 дней в поле в 80 км от Самары и в десятках километров от цивилизации. Чтобы не тратить время на поездки в город туда-сюда, заранее просчитали, составили списки и взяли с собой все, что нужно на 10 дней работы. Продумывали все по пунктам, начиная от кофе-брейков и заканчивая сложным оборудованием. Запас по всем позициям закладывали примерно +20%. Например, на плане шатра мы нарисовали 20 пилотов-удлинителей, но взяли 25 с учетом, что что-то может выйти из строя.

К тому же, удаленность площадки создавала трудности в логистике. Мы смогли организовать трансфер и вывезти в поле несколько фургонов техники, мебели и несколько автобусов людей оперативно, всего за 2 дня.

№4: Хранение оборудования в полевых условиях

Решение: природные условия были сильным ограничивающим фактором для оборудования. Летом днем жара 40 градусов, ночью холодно, температура существенно меньше, потому что мы находились в низине. Отсюда появлялся конденсат. Чтобы защитить технику, в помещении работали кондиционеры и нагреватели, что делало микроклимат постоянным и уберегало оборудование от повреждений.

Еще одной трудностью стала защита оборудования от насекомых: комаров, мух и особенно муравьев. Герметичность шатра от этих мелких насекомых не спасала. Они пролезали в самые интересные места, могли заползти в компьютеры, колонки, звуковые карты, что стало серьезной угрозой. Боролись с жителями поляны средствами для защиты (спреями, растворами, посыпками), использовали москитные сетки, ели в специально отведенных местах.

№5: Солнце

Решение: естественное освещение мешает эфиру, его нельзя предугадать и контролировать. Шатер с белым потолком ограничивал прямые солнечные лучи, но не спасал от пересвета. Мы учли это и постарались максимально закрыть все поверхности блэкаутом. Привезли с собой черную ткань с люверсами и задрапировали поверхности. Внешние декоративные стены студии выполнили на блэкаут баннерной ткани. Время записи мы старались ставить в одни и те же часы каждый день, чтобы операторы могли реже регулировать настройки по свету.

№6: Интернет

Решение: стабильного и высокоскоростного интернета на поляне среди деревьев нет, его нужно было проводить. Этот вопрос решали вместе с организаторами форума дополнительной прокладкой IT-коммуникаций на площадку. До начала мероприятия просчитали необходимую для трансляций нагрузку сети и отдали ее на выполнение подрядчикам.

№7: Электричество

Решение: с электричеством ситуация была такая же, как с интернетом. Необходимо было заранее понять нагрузку сети на наш шатер. Мы составили список необходимого оборудования. Учли буквально всю технику: от телефонов и power-банков, до камер и ретрансляторов. Подсчитали суммарную нагрузку и заложили запас.
На плане шатра отметили точки входа электроэнергии, разметили точки для розеток и проводов. Нам важно было минимизировать провода, при этом спрятать их от влаги и лишних движений, зафиксировав на полу кабель-каналами.

№8: Пространство студии

Решение: всего на 100 квадратных метрах нам нужно было организовать сразу несколько рабочих зон, хотя обычно одна только ТВ-студия имеет площадь 50-70 кв. м и более. Мы перебрали несколько десятков планировок для размещения каждой зоны. Добивались, чтобы пространство в итоге получилось и удобным, и красивым!

Наш конечный вариант:

4 — заходя в дверь, попадаем в зону ожидания с фотозоной и пуфами. Здесь можно попить воду, причесаться перед выходом в эфир
2 — из зоны ожидания попадаем в саму студию
1 — это офис команды, также зона хранения и кофе-брейков
3 — пультовая зона, в которой работали технические специалисты трансляции: режиссер, технический продюсер, звукорежиссер и техник площадки

№9: Работа в online

Решение: мы провели несколько тестовых эфиров, чтобы выстроить слаженную работу между всеми участниками команды.
Материал писался быстро, снимался и монтировался в ограниченное время и практически сразу попадал в эфир. Чтобы работа шла четко, разработали систему сортировки контента и запуска его по цепочке: Креативная команда, корреспонденты, режиссеры монтажа — Выпускающий редактор (продюсер) — Технический продюсер — Режиссер.
Для быстрой передачи «горящей» информации в эфир использовались простые планшеты с заготовленными табличками: «гость задерживается», «есть новое видео». На случай непредвиденных ситуаций помогали заготовки для эфира: видеоотчеты о предыдущем дне форума, репортажи, словесные интерактивы, презентации от ведущих.

№10: Проблемы с гостями

Решение: часто до старта записи были известны не все гости. График их участия зависел от программы самого форума, поэтому нам могли сообщить о них ночью, иногда за 10 минут до эфира. Соответственно программа должна была быть интересной и универсальной, легко адаптируемой под любого гостя. Вся работа проводилась в режиме онлайн. Были случаи, когда к нам внезапно приводили классного спикера, мы быстро писали под него сценарий и уже через 10 минут были в эфире и снимали. А некоторых гостей приходилось снимать заранее, например, в 10 утра, хотя эфир по плану был в 17 часов. Это нужно было учитывать в программе полного эфира и подстроить под это по необходимости весь сценарий!

№10: Проблемы с гостями

Решение: часто до старта записи были известны не все гости. График их участия зависел от программы самого форума, поэтому нам могли сообщить о них ночью, иногда за 10 минут до эфира. Соответственно программа должна была быть интересной и универсальной, легко адаптируемой под любого гостя. Вся работа проводилась в режиме онлайн. Были случаи, когда к нам внезапно приводили классного спикера, мы быстро писали под него сценарий и уже через 10 минут были в эфире и снимали. А некоторых гостей приходилось снимать заранее, например, в 10 утра, хотя эфир по плану был в 17 часов. Это нужно было учитывать в программе полного эфира и подстроить под это по необходимости весь сценарий!

По итогу проделанной работы клиент получил:
- графический пакет, разработанный нашими дизайнерами, motion-графику;
- дизайн-макет студии и его полную реализацию;
- 8 прямых эфиров «под ключ», суммарной продолжительностью около 30 часов (по 3-4 часа каждый);
- записи интервью с каждым гостем студии;
- фото- и видеобэкстейджи о работе студии;
- 8 специальных репортажно-новостных видео о днях форума;
- 8 графических визиток шоу;
- более 120 VK-клипов, 20 из которых были созданы нашей командой, а остальные участниками форума.

Чтобы привлечь к просмотру как можно больше участников форума и онлайн-зрителей, мы придумали и реализовали ряд идей в трансмедийных направлениях: привлекли в партнеры компанию VK, устраивали на поляне промоакции, делали онлайн-конкурсы со зрителями, дарили фирменные подарки.

Этот кейс стал для нас хорошей базой отработки заблаговременного планирования процессов и функционала каждого участника команды на проекте. Поскольку студию мы реализовывали далеко от города, при подготовке сразу учитывали множество сценариев развития событий, старались предусмотреть любые форс-мажоры. Уже на этапе подготовки мы понимали, вдали от города может произойти все что угодно, и продумывали действия для разных ситуаций: отключится интернет или сгорит техника, ветер снесет крышу шатра, гостям студии будет слишком жарко или холодно и многое другое.

Почти на каждый вопрос, возникающий на площадке, у нас был заранее готов ответ. Благодаря подготовке и отработанной коммуникации, команда в полевых условиях могла сработать четко и слаженно. Поэтому кейс получился!