Юбилейный молодежный форум iВолга-2022
Проектирование и организация 7 параллельных студий прямых эфиров с обратной связью в течение 9 дней на открытой поляне.
Клиент: Правительство Самарской области
Локация: Мастрюковская поляна
Локация: Мастрюковская поляна
Задача
Задача была не самая простая, но интересная — помочь в организации молодежного форума iВолга-2022. Мы должны были организовать 7 параллельных студий прямых эфиров на открытом воздухе и в шатровых конструкциях с возможностью включения обратной связи в прямой эфир.
7 параллельных студий — это много или мало? Достаточно, если речь идет о проекте на большой открытой площадке со спецификой природных условий и довольно ограниченным таймингом. Но у нас были для этого все ресурсы.
Как мы это сделали?
7 параллельных студий — это много или мало? Достаточно, если речь идет о проекте на большой открытой площадке со спецификой природных условий и довольно ограниченным таймингом. Но у нас были для этого все ресурсы.
Как мы это сделали?
команда
Для проекта понадобилась помощь самых разных специалистов. Конечно, весь проект не мог обойтись без главного режиссера, генерального продюсера, технического директора, главного звукорежиссер, motion-дизайнеров, администраторов. И так как у нас было 7 студий дополнительно на каждую понадобился продюсер, звукорежиссер, режиссер, не менее 2 операторов, технический модератор, техник, титровщик. Это давало гарантию, что все процессы будут идти как надо и четко по графику. Всего на проекте было задействовано 70-75 человек.
Реализация
Сами эфиры и все общение шло через сторонние площадки — например, плеер VK, YouTube. А обратная связь стала интересной задачей. В данном случае мы подключались через разные телекоммуникационные площадки, такие как Jazz by Sber, Яндекс.Телемост, LENTEL, Pruffme. Ребята могли общаться в реальном времени, задавать вопросы, разговаривать со спикером.
Тайминг
Было всего 4 дня на подготовку, решение всех сложностей и организационных моментов: трансфер оборудования на место дислокации, специфика по электричеству, интернету, свету, количество допустимых розеток, проживание команды в палаточном городке. Достраивались шатровые конструкции для студий, строились сами студии, далее тестировались все процессы. Даты были жесткие, так как все должно было быть готовым до приезда ребят и начала форума.
Четко распределили, чему будет посвящен каждый день. Первые 2 дня строили студии и довозили оборудование. На третий день начали первые тесты: понимали, что нужно доработать, усилить, заменить, в общем, был день довоза необходимого оборудования. Четвертый день — время финальных тестов, полного тест-драйва оборудования и имитация реальной работы форума. На следующий день все функционировало как часы, мы включились непосредственно в работу самого форума и вели его в течение 5 дней.
Четко распределили, чему будет посвящен каждый день. Первые 2 дня строили студии и довозили оборудование. На третий день начали первые тесты: понимали, что нужно доработать, усилить, заменить, в общем, был день довоза необходимого оборудования. Четвертый день — время финальных тестов, полного тест-драйва оборудования и имитация реальной работы форума. На следующий день все функционировало как часы, мы включились непосредственно в работу самого форума и вели его в течение 5 дней.
Сложности
№1: Хранение оборудования
Решение: природные условия создавали свои сложности. Летом днем было жарко, а ночью холодно, потому что мы находились в лесу в низине. Это не самые легкие условия для оборудования. Нужно было сберечь его от росы, влажности и перепадов температур. Для этого в каждом шатре на ночь включали кондиционеры и нагреватели, чтобы микроклимат был постоянным и оборудованию ничего не угрожало.
№1: Хранение оборудования
Решение: природные условия создавали свои сложности. Летом днем было жарко, а ночью холодно, потому что мы находились в лесу в низине. Это не самые легкие условия для оборудования. Нужно было сберечь его от росы, влажности и перепадов температур. Для этого в каждом шатре на ночь включали кондиционеры и нагреватели, чтобы микроклимат был постоянным и оборудованию ничего не угрожало.
№2: Электричество
Решение: для стабильной работы требовалось бесперебойное питание. На поляну электричество тянулось из ближайшей деревни через специальные электропередачи, а уже внутри площадки делалась самостоятельная развертка. Воспользовались помощью специальных департаментов и дополнительными генераторами.
Как мы работали:
Рассчитали, сколько потребляет весь форум в целом.
Подсчитали, сколько энергии будет потреблять само оборудование.
На основе расчетов распределили, что и куда будет включаться.
Учли режим работы генераторов, состыковали работу с графиком съемочных площадок.
№3: Интернет
Решение: интернет в лесу, в удалении от города тоже потребовал дополнительной помощи от департамента информационных технологий и связи Самарской области. Пришлось проводить его от железнодорожных путей, по основным межгородским каналам связи.
Как мы работали:
Заранее протестировали нагрузку, так как у сети были обычные пользователи.
Сделали корректную разводку, чтобы у каждой точки выхода в интернет для трансляции была своя замкнутая система и трафик шел только на трансляцию.
Защитили каналы связи паролями.
Полностью протестировали работу оборудования.
№4: Солнце
Решение: солнце, много солнца на большой площадке создавало свои трудности. Солнце — это нестабильный источник света. Во-первых, оно меняет свое положение в течение дня, во-вторых, могут быть облака. Это сильно влияет на освещенность трансляции, требует постоянной корректировки настроек камеры во время эфира. Конечно, мы не могли себе этого позволить. Поэтому использовали дополнительные сильные источники света, а для работы в шатрах ставили стенки из блэкаута. Также обшили блэкаутами все режиссерские, чтобы солнце не мешало работе и режиссер мог видеть экран.
№5: 7 параллельных студий
Решение: часть студий была на открытом воздухе, часть располагалась в шатрах. Каждую построили с нуля, заранее протестировали, распределили между ними людей и оборудование, проследили за наличием достаточного количества запасных комплектов, снова все финально протестировали. Благодаря этому эфиры шли без помех и строго по графику.
№6: Съемки больших концертов
Решение: у нас были съемки сцен с концертами. Так как в кадр должно было войти много людей мы строили для операторов специальные дополнительные пьедесталы, чтобы они были выше толпы. Эти пьедесталы мы забрендировали баннерной тканью и получили сразу 2 преимущества: выдержали брендбук форума и спрятали ребят от дождя и солнца. Операторский кран тоже ставили с помощью пьедесталов — они помогли выровнять поле и получить устойчивую поверхность для съемок.
№6: Съемки больших концертов
Решение: у нас были съемки сцен с концертами. Так как в кадр должно было войти много людей мы строили для операторов специальные дополнительные пьедесталы, чтобы они были выше толпы. Эти пьедесталы мы забрендировали баннерной тканью и получили сразу 2 преимущества: выдержали брендбук форума и спрятали ребят от дождя и солнца. Операторский кран тоже ставили с помощью пьедесталов — они помогли выровнять поле и получить устойчивую поверхность для съемок.
Что в итоге?
Клиент получил полное медиасопровождение. Это работа TB-студий, ежедневные фотоотчеты, ежедневные видеоотчеты, специальные ролики, визуальные материалы для этих роликов, фильм к десятилетию форума, имиджевый ролик, чтобы привлечь максимум аудитории. Мы же получили вызов в виде интересного проекта с большой командой, сжатым таймингом, решением специфических сложностей и бесценный опыт. Ситуация «Win-Win»!